Dématérialisation HP et services Hexapage
Nous vivons indubitablement dans l’ère de la connectivité numérique. Ainsi, la dématérialisation est indispensable à une entreprise pour être productive et plus compétitive dans sa démarche. C’est aussi une option éco-responsable puisqu’elle limite considérablement l’utilisation des papiers. Chez Hexapage, la dématérialisation est une affaire traitée dans le professionnalisme et avec des processus complets pour répondre aux demandes des sociétés.
Présentation du groupe Hexapage
Le site Hexapage.fr est un réseau national indépendant spécialisé dans les documents. Il est le leader dans son domaine avec 50 agences et 680 partenaires dans toute la France. C’est d’ailleurs le premier client des plus grandes marques comme Canon, HP, Lexmark…, sans oublier qu’il est l’intégrateur Ricoh en France. Hexapage offre à ses clients, qui sont aujourd’hui plus de 30 000, les meilleures solutions en gestion documentaire, en dématérialisation et en impression. Cette omniprésence dans la plupart des régions fait d’Hexapage une solution de proximité partout en France. Par ailleurs, le groupe propose des solutions innovantes afin d’accélérer la transition digitale des entreprises et leur permettre d’accéder à des outils pertinents. Pour résumer, le groupe propose aussi diverses solutions comme l’audit et conseil, les systèmes d’impression (fax, scanner, imprimante…), la gestion des flux documentaires, la dématérialisation des documents, la formation et accompagnement ainsi que les services après-vente (maintenance, fourniture de consommable…). Depuis 2016, le groupe s’engage sur des prestations de service sur 4 thèmes, qui sont:
– l’offre et la relation commerciale
– la prestation réalisée
– le service support
– la responsabilité sociétale et environnementale.
Tous ces points sont audités par un organisme externe, le Bureau Veritas Certification.
Les processus de la dématérialisation
Hexapage possède un outil de gestion de document comme la GED « Gestion électronique de Document » pour faciliter la gestion des flux documentaires qui circulent dans une entreprise afin d’effectuer un bon échange des informations. La GED est accompagnée d’un système d’Archivage ou SAE des documents. Pour les documents nécessitant une signature, la SE ou « Signature Electronique » est intégrée dans la GED. Le groupe aide aussi les entreprises à l’introduction des applications pertinentes pour fluidifier cette transaction aux digitalisations. En outre, il optimise la communication interne et rationalise les processus d’information au sein d’une entreprise. Ce sont des points stratégiques importants à la course à la productivité. Bref, la dématérialisation est importante à tous les niveaux, notamment au niveau de l’ERP ou Enterprise Resource Planning qui génère automatiquement une facture PDF et du SURH ou Système d’Information Ressources Humaines qui crée les bulletins de paie.
Les avantages de la dématérialisation avec Hexapage
La dématérialisation est une solution écologique, tout simplement parce que cela limite l’utilisation du papier. C’est également un levier d’évolution d’une entreprise, puisque cette dernière gagne en productivité. La dématérialisation réduit en outre la durée des échanges d’information, car elle limite les déplacements pour consulter un document ou pour effectuer une impression. Elle contribue aussi à une communication collaborative en accédant aux informations souhaitées en un clic. Puis, elle réduit les coûts, notamment ceux liés à l’achat des papiers, d’encres et d’imprimantes. Ensuite, la dématérialisation rend les données plus fiables, car avec la traçabilité, on peut suivre qui a touché un document en particulier et quand cela s’est produit. De plus, il y a des mises à jour constantes pour éviter les erreurs. Enfin, la dématérialisation donne un accès simple et rapide aux données, puisque les documents sont archivés.