Quels outils pour organiser une réunion à distance ?

Face à l’internationalisation des marchés, la mobilité internationale devient presque un passage obligé pour les cadres. Beaucoup d’entreprises ont des travailleurs éparpillés dans le monde. Heureusement que la technologie et Internet permettent aujourd’hui de faciliter la communication. Il est même possible d’organiser des réunions à distance. Pour cela, il suffit d’investir dans l’achat de différents équipements de visioconférence. Quel matériel avez-vous besoin pour organiser une réunion à distance, Et quelles sont les différentes solutions existantes ?

La webconférence

On appelle également la webconférence, webinaire. Ce type de réunion convient pour donner des informations descendantes. C’est donc idéal pour une réunion de formation ou encore juste pour faire passer des messages de la direction. La réunion s’effectue en ligne sur le site d’un hébergeur. L’organisateur de la réunion met alors en place une session et définit l’heure à laquelle se tiendra la réunion. Puis, il envoie un mail aux participants les invitant à se connecter à l’heure définie et rejoindre la session ouverte. Les participants verront un écran commun durant la webconférence.

La visioconférence

Ici, l’animateur de la réunion est visible par tous les participants à la visioconférence. Ces derniers les voient donc agir. La mise en place de cette solution nécessite une salle équipée. En effet, d’abord, il faut avoir un support de la réunion comme un écran interactif. Ce dernier rend la réunion interactive et dynamique. Comme l’explique le site https://www.ecran-interactif.com/, il s’agit en quelque sorte d’une tablette géante interactive tournant sous Android. Son utilisation ne requiert aucune formation spécifique. Et, il intègre un grand nombre de fonctionnalités pratiques comme la palette flottante permettant d’effectuer une capture d’écran rapide. Il est aussi possible d’y installer n’importe quelle application qui fonctionne sur un appareil Android. Si on souhaite utiliser des programmes tournant sous un autre système d’exploitation comme Windows, il suffit de relier l’écran interactif à l’ordinateur.

Lors de la visioconférence, les participants peuvent partager des contenus, ou encore transférer des fichiers. Outre l’écran interactif, il est également nécessaire d’avoir une caméra, un casque, des haut-parleurs, un micro ainsi qu’une carte visioconférence. Généralement, l’écran interactif intègre déjà un logiciel de vidéoconférence, mais rien ne vous empêche d’utiliser un logiciel spécialisé de votre choix.

L’appel vidéo de groupe

C’est la solution la plus facile à mettre en place, et aussi la moins coûteuse. Il suffit pour les participants de télécharger un logiciel ou une application vidéo si l’on utilise un appareil mobile. Les possibilités sont larges. Il y a par exemple Skype, Viber, Hangouts, Oovoo, etc. On commence par créer un groupe où sont réunis tous les participants. Puis, l’animateur n’a plus qu’à lancer l’appel groupé. Tout le monde se voit et s’entend. On peut échanger des documents, partager l’écran afin de travailler sur un support simultanément. En revanche, pour que cela se déroule sans encombre, il est important d’avoir une très bonne connexion Internet. En général, le nombre de participants aussi est limité. S’il s’agit d’une réunion avec de nombreux participants, plus de 10, il vaut mieux s’orienter vers une autre solution.